Znak sprawy: OUr-III.2601.7.2025
Nr rej.: 15052504730

Wzór umowy na wykonanie i sukcesywne dostarczanie artykułów archiwizacyjnych
wniosek nr …../OZ/2025
umowa nr …../OUr/2025
pozycja PZP nr435/2025

UMOWA nr OUr-III.2601.7.2025
zawarta pomiędzy:
Miastem Poznań z siedzibą w Poznaniu, Plac Kolegiacki 17, 61-841 Poznań, NIP 2090001440
reprezentowanym przez: 
……………………………………………………..
zwanym w dalszej części Umowy Zamawiającym,
a
……………………………………………………………….
reprezentowaną przez:
…………………………………………..
zwanym w dalszej części Umowy Wykonawcą.
Łącznie Zamawiający i Wykonawca zwani są w dalszej części Umowy „Stronami”.
Do Umowy nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (zwaną dalej „ustawą Pzp) w zw. z art. 2 ust. 1 pkt. 1 ustawy Pzp. 
§ 1
Przedmiot Umowy
1.	Przedmiotem Umowy jest sukcesywne wykonywanie i sukcesywne dostarczanie przez Wykonawcę, na podstawie zamówień składanych przez Zamawiającego, artykułów archiwizacyjnych, zwanych dalej „artykułami”, zgodnych z wzorami określonymi w Załącznikach nr 2a, 2b, 2c do Umowy oraz zgodnych ze szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia zawartym w formularzu cenowym, stanowiącym Załącznik Nr 1 do Umowy. 
2.	Rodzaje, ilości i ceny jednostkowe artykułów wymienione zostały w Załączniku nr 1 do Umowy (formularz cenowy). Wskazane w Załączniku nr 1 ilości są szacunkowe, tzn. zostały przyjęte w celu określenia maksymalnej wartości Umowy. 
3.	Zamawiający zobowiązuje się do zrealizowania przedmiotu Umowy w zakresie nie mniejszym niż 80 % całkowitej wartości Umowy, określonej w § 5 ust. 1 Umowy w dacie zawarcia Umowy.
§ 2
Warunki realizacji Umowy
Wykonawca zobowiązuje się do realizacji przedmiotu Umowy, o którym mowa w § 1 Umowy w sposób określony w § 3 Umowy, przy zachowaniu należytej staranności i zasad profesjonalizmu zawodowego.
§ 3
Realizacja przedmiotu Umowy
1.	Realizacja przedmiotu Umowy odbywać się będzie na podstawie zamówień składanych przez Zamawiającego drogą elektroniczną na adres poczty e-mail Wykonawcy: ……………………… raz na kwartał, a w szczególnych przypadkach częściej.
2.	Zamawiający w zamówieniach określać będzie ilości i rodzaj zamawianych artykułów oraz miejsce dostawy, do którego Wykonawca zobowiązany będzie je dostarczyć. Miejsca, do których Wykonawca dostarczać będzie artykuły, zostały wymienione w Załączniku nr 3 do Umowy. 
3.	Wykonawca zobowiązany będzie realizować przedmiot Umowy w terminie 10 dni roboczych od dnia złożenia  zamówienia przez Zamawiającego w sposób określony w ust. 1.
4.	Wykonawca zobowiązany jest do zapakowania artykułów w sposób uniemożliwiający ich uszkodzenie.
5.	Wykonawca zobowiązany jest do wniesienia artykułów do pomieszczenia wskazanego przez pracownika Zamawiającego.
6.	Dostawy będą realizowane od poniedziałku do piątku w godzinach 07:30-15:30.
7.	Zamawiający potwierdzać będzie odbiór zamówienia każdorazowo na dowodach dostawy, które zawierać będą następujące dane:
–	nazwa i adres dostawcy,
–	nazwa i adres odbiorcy,
–	data dostawy,
–	rodzaj, ilość i wartość artykułów,
–	ewentualne uwagi co do stanu dostawy,
–	czytelny podpis odbierającego lub podpis z pieczątką imienną.
§ 4
Czas trwania Umowy
Umowa zostaje zawarta na czas 12 miesięcy od dnia jej podpisania lub do wyczerpania kwoty, o której mowa w § 5 ust. 1 Umowy, w zależności od tego, co nastąpi wcześniej.
§ 5
Wynagrodzenie, zasady płatności
1.	Całkowita wartość Umowy zgodnie z Załącznikiem nr 1 do Umowy nie przekroczy kwoty: ………………… (słownie: …………………..złotych 00/100 ) w tym podatek VAT w wysokości ……………… zł (słownie: …………………………złotych 00/100).
2.	Wykonawcy przysługiwać będzie wynagrodzenie za faktycznie sprzedane i dostarczone artykuły, ustalane jako iloczyn dostarczonej ilości, rodzaju artykułu i cen jednostkowych brutto podanych w Załączniku nr 1 do Umowy.
3.	Wykonawca będzie wystawiać fakturę po każdym zrealizowanym zamówieniu.
4.	Zamawiający dokona zapłaty za przedmiot Umowy z zastosowaniem mechanizmu podzielnej płatności na rachunek rozliczeniowy Wykonawcy nr ……………………… 
5.	Wykonawca oświadcza, że:
a)	rachunek wskazany w ust. 4 jest bankowym rachunkiem rozliczeniowym Wykonawcy znajdującym się na białej liście podatników VAT,
b)	posiada status czynnego podatnika VAT,
c)	jeżeli wskazany przez Wykonawcę numer rachunku bankowego nie będzie rachunkiem rozliczeniowym w dniu realizacji płatności wynagrodzenia, Zamawiający wstrzyma płatność do czasu wskazania przez Wykonawcę prawidłowego numeru rachunku bankowego, o czym poinformuje Wykonawcę.
6.	Zamawiający nie będzie ponosił odpowiedzialności wobec Wykonawcy w przypadku zapłaty należności po terminie określonym w Umowie spowodowanej brakiem możliwości dokonania płatności z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności w szczególności związanym z brakiem, nieposiadaniem lub niewskazaniem właściwego rachunku rozliczeniowego na fakturze. Właściwy dla Wykonawcy Urząd Skarbowy to: ………………………………………
7.	Wykonawca wystawi fakturę:
a)	w formie papierowej dla: Miasto Poznań, Wydział Obsługi Urzędu, pl. Kolegiacki 17, 61-841 Poznań, NIP 2090001440 lub
b)	w formie elektronicznej – musi ona zostać przesłana za pośrednictwem Platformy Elektronicznego Fakturowania, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowalne lub usługi oraz partnerstwie publiczno‑prywatnym.
8.	Zamawiający upoważnia do odbioru faktury elektronicznej wystawionej zgodnie z niniejszą Umową następującą jednostkę organizacyjną - Wydział Obsługi Urzędu Miasta Poznania. Faktura elektroniczna powinna zawierać następujące dane:
NABYWCA:
Miasto Poznań
pl. Kolegiacki 17, 61-841 Poznań, NIP: 2090001440
ODBIORCA:
Wydział Obsługi Urzędu
pl. Kolegiacki 17, 61-841 Poznań, GLN 5907459620061
Numer GLN identyfikuje jednostkę organizacyjną Zamawiającego upoważnioną do odbioru faktury.
Zamawiający nie wyraża zgody na otrzymanie faktury elektronicznej na innych zasadach niż określone w ustawie z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługach oraz partnerstwie publiczno-prywatnym.
9.	Należność wynikająca z faktury płatna będzie każdorazowo w terminie 21 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury.
10.	Za dzień zapłaty przyjmuje się dzień uznania rachunku bankowego Zamawiającego.
11.	Od dnia wejścia w życie zapisów ustawy z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, wprowadzającej termin obligatoryjnego obowiązku wystawiania faktur wyłącznie drogą elektroniczną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (dalej „KSeF”), w miejsce zapisów w miejsce zapisów niniejszego paragrafu dotyczących warunków wystawienia faktur stosuje się poniższe postanowienia:
1)	 faktura ustrukturyzowana w postaci elektronicznej wystawiona przy użyciu KSeF musi zawierać następujące dane Zamawiającego w strukturze logicznej XSD (schemat FA-2):
–	Podmiot 2 jako Zamawiający:
Miasto Poznań
plac Kolegiacki 17
61-841 Poznań
NIP: 2090001440
–	Podmiot 3 jako Odbiorca:
Urząd Miasta Poznania – Wydział Obsługi Urzędu pl. Kolegiacki 17
61-841 Poznań NIP: 778-102-92-25
2)	Zamawiający nie wyraża zgody na otrzymywanie wizualizacji faktury ustrukturyzowanej drogą mailową, skanem, faxem lub innym komunikatorem, za wyjątkiem niedostępności lub awarii KSeF, zgodnie z art. 106 ne ust. 1 i 4 ustawy o podatku od towarów i usług oraz w przypadku wskazanym w § 5 ust. 11 pkt 4 Umowy.
3)	w sytuacji wymienionej w § 5 ust. 11 pkt 2 Umowy wizualizację faktury ustrukturyzowanej wraz z kodem QR oraz numerem identyfikacyjnym KSeF należy przesłać na adres mailowy: our@um.poznan.pl niezwłocznie, jednakże nie później niż 3 dni po ustaniu niedostępności lub usunięciu awarii KSeF.
4)	wymagane Umową wszelkie załączniki do faktury ustrukturyzowanej należy przesłać w dacie wpływu faktury do KSeF i nadania numeru identyfikacyjnego KSeF na adres mailowy our@um.poznan.pl wraz z wizualizacją faktury ustrukturyzowanej posiadającej kod QR.
5)	Wynagrodzenie, o którym mowa w § 5 ust. 1 Umowy płatne będzie przelewem w terminie do 21 dni licząc od dnia następnego po dacie wystawienia faktury ustrukturyzowanej w systemie KSeF na rachunek bankowy nr …………………………………………………………….., który znajduje się w prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej w wykazie podatników VAT (tzw. białej liście podatników VAT).
6)	Zamawiający dokona zapłaty wynagrodzenia należnego Wykonawcy mechanizmem podzielonej płatności w sytuacji przewidzianej zapisami ustawy o podatku od towarów i usług.
§ 6
Zmiany Umowy
1.	Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmiany terminu zakończenia Umowy poprzez jej przedłużenie, w przypadku niewykorzystania w terminie ustalonym w § 4 Umowy, całkowitej wartości Umowy wskazanej w § 5 ust 1 Umowy.
2.	Nie stanowi zmiany Umowy zmiana:
- osób wskazanych w Umowie do wzajemnych kontaktów, 
- nadruku spowodowana zmianami organizacyjnymi u Zamawiającego,
- ilości artykułów wymienionych w Załączniku nr 1 z zachowaniem cen jednostkowych.
Z tego tytułu nie przysługuje Wykonawcy żadne dodatkowe roszczenie w stosunku do Zamawiającego. 
§ 7
Odpowiedzialność Wykonawcy za wady
1.	Wykonawca oświadcza, że dostarczone artykuły będą nowe, wolne od wad, zgodne z opisem zawartym w Załączniku nr 1 do Umowy.
2.	W przypadku stwierdzenia wad w dostarczonych artykułach, Wykonawca zobowiązany będzie do wymiany wadliwych artykułów na nowe, wolne od wad w terminie 10 dni roboczych od zawiadomienia o wadzie. Brak uwag co do stanu dostawy w dowodzie dostawy, o którym mowa w § 3 ust. 7 Umowy, nie ogranicza prawa Zamawiającego, o których mowa w zdaniu poprzednim.
3.	Zamawiający składać będzie reklamacje w formie zgłoszenia reklamacyjnego drogą elektroniczną na adres poczty elektronicznej Wykonawcy: …………………
§ 8
Kary umowne
1.	Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne:
a)	za zwłokę w realizacji któregokolwiek zamówienia w wysokości 2 % wartości brutto danego zamówienia za każdy rozpoczęty dzień zwłoki;
b)	w przypadku zwłoki w wymianie wadliwych artykułów na wolne od wad w wysokości 2 % wartości brutto danego zamówienia za każdy rozpoczęty dzień zwłoki, liczony od dnia następnego po wyznaczonym terminie na wymianę artykułów na wolne od wad.
2.	W przypadku odstąpienia od Umowy przez którąkolwiek ze Stron z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10 % całkowitej wartości Umowy określonej w § 5 ust. 1 Umowy w dacie zawarcia Umowy.
3.	Łączna wysokość kar umownych obciążających Wykonawcę, nie może przekroczyć 25% wysokości wartości Umowy brutto określonej w § 5 ust. 1 Umowy w dacie zawarcia Umowy.
4.	Zamawiający zastrzega sobie prawo do dochodzenia odszkodowania uzupełniającego przenoszącego wartość kar umownych do wysokości rzeczywiście poniesionej szkody. 
5.	Odstąpienie od Umowy lub jej wypowiedzenie nie powoduje wygaśnięcia obowiązku zapłaty kar umownych.
§ 9
Odstąpienie od Umowy
1.	Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od Umowy w przypadku co najmniej trzykrotnej zwłoki w realizacji przedmiotu Umowy (np. dostarczenia zamówienia) lub w wymianie przedmiotu Umowy na nowy, pozbawiony wad – zgodnie z § 7 ust. 2 Umowy. Na tej podstawie Zamawiający może złożyć oświadczenia o odstąpieniu od Umowy w ciągu 14 dni od ostatniego stwierdzonego przypadku zwłoki (trzeciego lub każdego kolejnego). Odstąpienie może dotyczyć całości Umowy lub części Umowy jeszcze niewykonanej. 
2.	W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie Umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy, Zamawiający może odstąpić od Umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. Odstąpienie może dotyczyć całości Umowy lub części Umowy jeszcze niewykonanej.
3.	W przypadku odstąpienia od Umowy przez Zamawiającego Wykonawca może żądać jedynie wynagrodzenia należnego mu z tytułu części Umowy rzeczywiście i prawidłowo wykonanej do czasu złożenia oświadczenia o odstąpieniu przez Zamawiającego.
§ 10
Nadzór nad Umową
Osobami uprawnionymi do kontaktu w sprawie realizacji postanowień Umowy są:
1)	ze strony Zamawiającego:
…………………………………………… 
2)	ze strony Wykonawcy:
…………………………………………….. 
§ 11
Przetwarzanie danych osobowych
1.	Dane osobowe reprezentantów Stron będą przetwarzane w celu wykonania Umowy.
2.	Każda ze Stron oświadcza, że jest administratorem danych osobowych osób dedykowanych do realizacji przedmiotu Umowy i zobowiązuje się udostępnić je Stronom Umowy, wyłącznie w celu i zakresie niezbędnym do jej realizacji, w tym dla zapewniania sprawnej komunikacji pomiędzy Stronami.
3.	Dane, o których mowa w ust. 2, w zależności od rodzaju współpracy, mogą obejmować: imię i nazwisko pracownika, zakład pracy, stanowisko służbowe, służbowe dane kontaktowe (e-mail, numer telefonu) oraz dane zawarte w dokumentach potwierdzających uprawnienia lub doświadczenie zawodowe.
4.	Każda ze Stron zobowiązuje się zrealizować tzw. obowiązek informacyjny administratora wobec ww. osób, których dane udostępnione zostały Stronom w celu realizacji przedmiotu Umowy, poprzez zapoznanie ich z informacjami, o których mowa w art. 14 RODO (tzw. ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
5.	Informacje na temat przetwarzania danych osobowych przez Zamawiającego znajdują się pod adresem: https://www.poznan.pl/klauzuladlakontrahenta/
6.	Informacje na temat przetwarzania danych osobowych przez Wykonawcę znajdują się pod adresem: ………………………………/  w załączniku nr 4 do Umowy (niewłaściwe skreślić).
§ 12
Oświadczenie Wykonawcy
Wykonawca oświadcza, że nie podlega wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 7 ust 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.
§ 13
Przepisy końcowe
1.	Zmiany Umowy oraz wszelkie uzupełnienia jej treści wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności z wyjątkiem zapisów § 6 ust. 2 Umowy.
2.	Wykonawca nie może bez pisemnej zgody Zamawiającego przenosić praw lub obowiązków, zarówno pieniężnych jak i niepieniężnych, wynikających z niniejszej Umowy na rzecz osób trzecich, pod rygorem nieważności.
3.	W sprawach nieuregulowanych postanowieniami Umowy zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego.
4.	Załączniki do Umowy stanowią jej integralną część.
5.	W przypadku ewentualnych sporów mogących powstać pomiędzy Stronami na tle wykonywania postanowień Umowy, Strony dążyć będą do ich ugodowego rozwiązywania. W przypadku braku możliwości takiego rozwiązania ewentualnego sporu, Strony poddają się rozstrzygnięciu Sądowi właściwemu miejscowo dla siedziby Zamawiającego.
6.	Wykonawca oświadcza, że jest świadomy ciążącego na Zamawiającym obowiązku ujawnienia informacji na temat treści niniejszej Umowy (w tym nazwy Wykonawcy) w ramach realizacji dostępu do informacji publicznej, m.in. poprzez zamieszczenie tego rodzaju informacji w Biuletynie Informacji Publicznej Miasta Poznania (w Rejestrze Umów).
7.	Strony zobowiązują się wzajemnie do zawiadomienia drugiej Strony o każdorazowej zmianie adresu wskazanego w Umowie.
Adresy do doręczeń:
Wykonawcy: …………………………………………
Zamawiającego: Miasto Poznań, Wydział Obsługi Urzędu, Plac Kolegiacki 17, 61‑841 Poznań.
8.	Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.
Załączniki:
1.	Formularz cenowy
2.	Wzory teczek:
a)	Wzór opisu teczki do akt osobowych,
b)	Wzór opisu teczki kat. A i B,
c)	Wzór opisu teczki dla AZ.
3.	Wykaz miejsc, do których będą realizowane dostawy.
4.	Informacje na temat przetwarzania danych osobowych przez Wykonawcę – jeżeli dotyczy.
.....................................	....................................
Wykonawca	Zamawiający